Comment mieux s’organiser pour communiquer comme un pro ?

Le plus grand défi quand on entreprend en solo est sans doute de trouver la bonne organisation. Celle qui permet de : créer ses offres + délivrer son service aux clients + assurer la promotion et la vente + gérer son entreprise. Humm, vaste sujet n’est-ce pas ?! Dans ce joli panier bien garni, la communication représente un travail récurrent qui peut paraitre lourd à supporter pour un freelance. Aussi savoir comment mieux s’organiser pour communiquer comme un.e professionnel.le est une clé pour un business qui dure et une bonne santé mentale (et ce n’est pas un détail). Dans cet article, je vous partage de vraies astuces issues de mes 15 années d’expérience en tant que consultante indépendante en communication auprès des très petites équipes et des solopreneurs.

1. Définir vos priorités pour savoir comment mieux s’organiser

Vous êtes à votre compte et vous avez décidé qu’il était temps de vous occuper sérieusement et régulièrement de votre communication.

Félicitations ! C’est un grand pas vers une aventure entrepreneuriale plus sereine.

Enfin, vous allez maîtriser votre visibilité et bientôt vous vendrez plus souvent, à des clients plus alignés avec vos valeurs. Mais pour atteindre ce résultat, il va falloir devenir régulier dans vos actions de communication.

Le problème c’est que vos journées étaient déjà bien remplies sans ça. Alors si vous cherchez des astuces pour savoir comment mieux s’organiser, vous êtes tombé.e au bon endroit !

Commencez par trier les actions prioritaires de votre communication pour les 3 prochains mois.

Listez toutes vos tâches et surlignez les plus importantes. Vos priorités vont varier en fonction des périodes. C’est normal puisqu’elles sont liées à vos objectifs et aussi à votre rythme de vie personnelle.

Bien entendu, cela suppose que :
a. votre stratégie de communication est claire (objectifs, cibles, moyens, valeurs), et
b. que vous avez défini votre feuille de route détaillée.

Si une tâche vous semble trop grosse, étalez-la dans le temps.

C’est la stratégie des petits pas qui donne de vrais résultats sur le long terme.

Prenons une refonte de votre site Internet par exemple. Au lieu de prévoir seulement 15 jours, de ne pas réussir à atteindre l’objectif et de laisser tomber, prévoyez 2 ou 3 mois selon l’importance de la refonte.

De manière générale, prévoyez des marges pour les imprévus et imposez-vous d’y travailler régulièrement. C’est ce que nous verrons dans la 3e partie de cet article.

2. Planifier votre semaine en avance pour plus d’efficacité

Vous le savez, une entreprise doit communiquer avec régularité pour rester présente dans l’esprit des clients. Aussi, il est essentiel d’intégrer à votre planning de la semaine des temps de travail dédiés à votre communication. Alors oui je le sais bien, il n’y a pas 2 semaines qui se ressemblent quand on est à son compte.

Pourtant, pour savoir comment mieux s’organiser, l’une des clés est de planifier sa semaine en avance. Alors, attrapez votre agenda ou votre appli préférée et préparez-vous à jouer au Tetris avec votre emploi du temps !

J’ai trop longtemps travaillé dans l’urgence permanente

Et ça a duré plus de 10 ans. Je remplissais trop mes semaines, je rallongeais mes journées. J’avais un rythme de dingue. Et je n’arrivais jamais à accorder de temps à ma communication.
Mais ça c’était avant ! Avant de devenir maman et d’avoir des impératifs d’heures (et de jours) de fermeture du bureau.

Alors depuis 2 ans j’ai opté pour une structure de semaine-type fixe (ou quasi presque). Ce qui me permet :

• d’organiser plus facilement mon travail
• et de bloquer enfin du temps fixe et régulier pour ma communication (j’ai longtemps été une cordonnière mal chaussée).

La méthode que j’ai choisi depuis 2 ans

Comment mieux s’organiser pour communiquer sereinement et tout au long de l’année ? Ma méthode c’est de créer un emploi du temps un peu comme à l’école.

• Le lundi et la moitié du vendredi sont consacrés à mon entreprise (offre, stratégie, gestion) et à ma communication.
• Le mardi, le jeudi et l’autre moitié du vendredi sont dédiés à mes clients.
• Sur les autres moments disponibles mais non programmables je travaille aussi sur ma communication.

ça rend les prises de rdv et la production de mes contenus web beaucoup plus faciles, car j’ai des temps vraiment dédiés pour ça.

Aujourd’hui cela fait un peu plus de 2 ans que je fonctionne comme ça. Et c’est tellement de charge mentale en moins, que je conseille cette méthode à tous les clients que j’accompagne.

Vous pouvez aussi organiser chaque semaine selon les besoins.

Le dimanche soir (ou pendant la sieste de votre enfant) est le moment idéal pour cela. Prenez le temps de regarder votre semaine à venir. Quels temps forts et quels contenus sont au programme du calendrier éditorial ?

Les 2 options sont complémentaires. Même si mon planning de la semaine est fixe, je l’affine toujours un peu selon l’actualité de la semaine. Car il n’y a pas 2 semaines qui se ressemblent quand on entreprend !

Comme moi, vous serez sans doute surpris de constater tout ce qu’il est possible de faire en plus, quand on sait comment mieux s’organiser !

3. Adopter un outil de gestion de tâches pour plus de fluidité

Pour une organisation qui coulisse encore plus au quotidien, j’ai testé pour vous l’outil de gestion de tâches. Et je le vous recommande à 300% !

Une solution hyper accessible à tous

Il en existe plein. La plupart proposent des versions gratuites ou presque. Alors prenez le temps de tester et de choisir l’outil qui vous convient le mieux.

L’ergonomie et la logique de fonctionnement varient selon les concepteurs et les cibles des solutions.
Il y a des tonnes d’options : des applications mobiles, des logiciels pour ordinateur, des tableaux blancs interactifs…

Je n’aurai qu’un conseil : saisissez « outil de gestion de tâches » dans votre moteur de recherche préféré et explorez !

Mes outils préférés pour la gestion des tâches

Après avoir longtemps butté sur Trello et d’autres, j’ai finalement choisi ces 2 outils :

• Tableur Google Drive : sur lequel je suivais le calendrier éditorial des événements de sport outdoor dont j’étais la prestataire pour les réseaux sociaux.
• Zoho Project : avec lequel je suis mes heures de travail sur chaque projet et qui m’a longtemps servi de to-do list également. Il me coûte 5€/mois. Il est en français et je l’utilise depuis 2018 sans souci.
• Notion : après plus d’1 an d’utilisation, je pilote presque toute mon entreprise avec cet outil tellement wouhahou que si vous ne le connaissez pas encore, je ne saurais vous recommander d’y jeter un oeil. Pas une journée de travail sans que je l’utilise. La version gratuite est amplement suffisante pour la plupart des usages. C’est d’ailleurs l’outil que j’utilise désormais pour les suivis d’accompagnement de mes clients : feuille de route et espace de pilotage.
• Google Agenda qu’on ne présente plus vu qu’il équipe la moitié des smartphones de la planète. Je l’utilise en rappel des tâches les plus importantes pour être bien certaine de ne pas les oublier !

Rappel : un bon outil est un outil qu’on utilise !

Une fois que vous avez trouvé l’outil qui vous convient, pensez à l’utiliser !

• Saisissez toutes vos tâches connues.
• Alimentez le régulièrement avec les nouvelles tâches qui s’ajoutent.
• Suivez l’avancement des dossiers et vos échéances !

4. Instaurer des routines pour faire durer votre bonne organisation

Enfin pour consolider tout l’édifice, quoi de mieux que des routines pour mieux s’organiser ! L’astuce est simple : répétez certaines actions très régulièrement pour qu’elles deviennent incontournables dans votre emploi du temps.

Il parait qu’il faut 3 semaines pour prendre une nouvelle habitude. Alors accrochez-vous au début ! Et ça deviendra aussi évident que vous brosser tes dents, C’est ça une routine.

Mes routines communication

Chaque jour :

• faire des photos et/ou des vidéos pour alimenter ma banque d’images,
• répondre aux messages et commentaires sur les réseaux sociaux,
• interagir avec les publications des autres sur les réseaux sociaux.

Chaque semaine :

• créer mes contenus pour les réseaux sociaux,
• rédiger la newsletter pour mes abonnés,
• consulter mes statistiques (site et réseaux sociaux).

2 fois par mois : rédiger mes articles de blog.

1 fois par mois :

• relever mes statistiques et analyser ce qui a fonctionné ou pas.
• préparer mon calendrier éditorial du mois à venir.

L’astuce ultime qu’il vous faut connaitre

Il reste une clé que vous devez absolument connaitre si vous voulez savoir comment mieux s’organiser pour communiquer comme un pro ! Il s’agit du « batching« .
Un mot que vous connaissez peut-être comme ceci : le batch cooking, ou l’art de préparer tous les menus de sa semaine en 1 fois.

Ici pour la communication, on parle de batching pour la réalisation groupée des tâches identiques. Combinez vos routines avec cette astuce et vous serez vraiment libéré.e de votre problématique d’anticipation dont souffre votre communication ! Comme la mienne pendant trop longtemps.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour savoir comment mieux s’organiser et communiquer enfin régulièrement et sereinement. N’oubliez pas ! Ce n’est pas le chaos qui règne sur votre emploi du temps, mais bien vous ! Alors, chaussez vos lunettes de super organisateur, et que la force de l’organisation soit avec vous !