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En cette période particulière de crise sanitaire, tout événement a été ou sera très prochainement confronté au besoin d’établir une stratégie de communication d’urgence. Et souvent le temps est compté. Alors quelle stratégie pour communiquer d’urgence ? Comment n’oublier aucune cible importante ? Et comment organiser la rédaction et la diffusion du message, en l’adaptant aux différentes cibles que l’on doit informer ? Comment optimiser les supports de communication à votre disposition ? En bref, comment faire avancer le bateau sans risquer le grain de sable dans l’engrenage ? Voici la feuille de route que je propose à mes clients, pour fluidifier au maximum la communication dans un moment pas si simple.
1. Poser un plan de communication d’urgence
Le plan de communication, c’est la toute première chose à mettre à jour dans pareil cas. On apprend la nouvelle ou la décision qui vient d’être prise et là c’est l’ouragan qui commence… Alors si vous ne l’avez pas encore, c’est le moment d’adopter le réflexe stratégie ! « Pausez-vous » 15 minutes pour coucher sur le papier les éléments essentiels de votre stratégie de communication d’urgence.
Vous avez peu de temps pour tout mettre en œuvre. Donc n’en perdez pas sur la présentation du plan de communication. Le but du jeu est que chaque acteur de votre opération de communication comprenne ce qui est écrit et ce que vous attendez de lui ou elle. Privilégiez une présentation synthétique (tableau ou liste à puces).
Les 8 points essentiels de votre plan de communication d’urgence
L’annonce que vous vous apprêtez à diffuser va avoir des répercussions sur la campagne de communication de votre événement. C’est pourquoi poser votre plan de communication d’urgence vous permet d’être exhaustif. N’oubliez aucune cible et listez tous les outils de communication à votre disposition. Cela vous permet également de commencer à entrevoir les implications de cette annonce sur le déroulé initial de votre campagne.
- Le message / éléments de langage à décliner / infos pratiques importantes,
- les différentes cibles à informer,
- les outils et supports de communication à votre disposition,
- les grandes lignes du contenu de chaque action de communication à mettre en œuvre,
- les visuels à prévoir pour illustrer le message sur chacun des supports utilisés,
- les deadlines de chaque action,
- la répartition des tâches au sein de votre équipe,
- vous pouvez aussi indiquer le budget de chaque action pour le pilotage financier.
Communiquer en urgence : pensez aussi stratégie de communication interne !
NB : J’aurai plutôt dû intituler cette partie Communiquer en urgence : pensez d’abord stratégie de communication interne !
Et oui, on oublie rarement les partenaires et le public. Mais il faut également penser à informer les membres de l’équipe, les prestataires, les associations partenaires et les bénévoles le cas échéant.
D’ailleurs il est d’usage de les prévenir en premier, même si cela ne précède que de quelques minutes la diffusion de l’annonce publique.
Attention : pensez à limiter le risque de fuite intempestive ! Indiquez-leur que l’information est confidentielle jusqu’à son annonce officielle. C’est-à-dire publiée sur le site web de l’événement, ses réseaux sociaux et auprès des médias.
2. Communication urgente : la gestion des contenus
Une bonne stratégie de communication d’urgence c’est une bonne coordination de la production des contenus à diffuser sur vos différents supports de communication.
Ne négligez pas vos visuels malgré l’urgence !
Vous le savez, les visuels sont absolument INDISPENSABLES aujourd’hui pour toute opération de communication !
Quand on communique en urgence, on a besoin que le message soit compris rapidement. C’est stratégique ! Et pour cela, un bon visuel est toujours plus efficace qu’un long texte. Conclusion : tout message important et urgent doit être accompagné d’un visuel qui appuie le texte.
Alors dans le cadre de votre communication d’urgence, votre message doit aussi être décliné en photo, en vidéo et/ou de manière illustrée. Les éléments visuels doivent être conçus pour chaque usage, comme pour les contenus écrits. C’est-à-dire que vous devez prévoir de produire des formats différents, au ton et aux dimensions adaptées (site web, réseaux sociaux, affichage, presse, signalétique, etc.).
Communication urgente : l’indispensable circuit de validation des contenus
Réunissez rapidement votre équipe opérationnelle pour mettre en place la répartition des tâches. C’est également l’occasion d’organiser un parcours simple de validation des contenus avant leur diffusion. En toute situation, il est important d’avoir un second regard sur les contenus. Alors dans les cas d’urgence a fortiori, l’adrénaline du moment peut occasionner des coquilles plus ou moins ennuyeuses.
Le jour choisi pour diffuser l’annonce, tout doit être prêt !
Chaque message écrit, chaque contenu visuel, pour chaque cible et chaque support. Tout le monde doit être mobilisé et joignable. Les dirigeants comme l’ensemble des collaborateurs qui participent à la rédaction et à la publication des informations. En effet, il y a toujours des questions de dernière minute susceptibles de ralentir la diffusion.
3. Communication d’urgence : organiser les prises de parole
Décider qui parle à la presse après l’annonce
C’est la dernière étape de votre stratégie de communication d’urgence. Et elle est ultra importante ! Choisir qui répond aux questions des journalistes amenées par votre annonce de dernière minute ?
- La Présidente,
- le directeur,
- l’attachée de presse,
- un porte-parole ?
Là, c’est à vous de décider ! Et vous devez choisir avant de lancer la communication urgente, afin d’être prêt à répondre dès les premières demandes.
Choisissez une personne qui a déjà eu l’occasion de répondre aux journalistes dans des conditions « normales ». Il est préférable d’éviter d’envoyer au feu une personne qui démarre sur un poste et qui n’a peut-être pas encore toutes les données stratégiques en main. C’est pourquoi la personne idéale est celle qui connait son sujet sur le bout des doigts et qui se sent à l’aise face au micro. Elle doit être capable de rester calme et de communiquer seulement les éléments de langage validés en équipe.
Et pour bien coordonner cette prise de parole, demandez aux autres membres du comité d’organisation de renvoyer sur le service presse toute sollicitation des journalistes. Et auprès du bureau toute demande émanant d’une autre cible (partenaires, prestataires, etc.).
Accompagner la personne qui prend la parole
Prévoyez un rapide briefing de la personne choisie afin de lui fournir les éléments de langage dont elle aura besoin. Ces éléments de langage sont issus du travail réalisé sur les différents formats du message produits pour l’annonce. Pour plus de confort et de pertinence, organisez ce brief avant la première interview.
Lors des interviews, la personne qui parle peut également être accompagnée par un autre membre de l’équipe ou l’attachée de presse. Si vous vous déplacez en studio, le trajet est l’occasion d’un dernier briefing. Si vous intervenez par téléphone ou en visio, n’hésitez pas à garder vos notes sous les yeux.
Bravo, vous venez de mettre en place une stratégie de communication d’urgence. Reste à assurer le service après-vente ! Modérer les commentaires, répondre aux mails, repréciser le message sous d’autres formes pour s’assurer qu’il a été bien compris, évaluer les résultats, etc. Pour vos prochaines campagnes de communication, pensez à mettre en place une stratégie de communication d’urgence avant que l’urgence n’arrive, c’est toujours plus confortable !
Et après ? Non, ce n’est pas encore les vacances… Vous avez travaillé dur pour diffuser votre information et obtenir de la visibilité. Ce serait dommage de laisser retomber le soufflé. Alors profitez-en pour mettre à jour votre planning éditorial pour les réseaux sociaux, le site Internet, le blog, la newsletter, les relations presse, etc. Et capitalisez sur la période qui suit pour communiquer pendant quelques semaines autour d’autres messages importants pour votre événement (les actus, les valeurs, l’histoire, les membres de l’équipe, les backstages, etc.).
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Photo Unsplash : Dylan Gillis, Glenn Carstens Peters, Brands People, Vanilla Bear Films