Le calendrier éditorial vous aide à planifier votre communication événementielle. En effet, organiser un événement est un travail de fourmi pour penser à tout ce qui est essentiel. En matière de communication avec vos participants, le calendrier éditorial sera votre road-book. Il permet de travailler en amont pour lister, préparer, rédiger et publier les bonnes informations au bon moment sur le bon support. Un indispensable de votre boîte à outils d’organisateur d’événement.

Calendrier éditorial : l’outil de votre communication événementielle

Le calendrier éditorial balise la route de l’événement

En événementiel, l’enjeu de la communication est de transmettre les messages au bon moment. Réaliser un calendrier éditorial vous permet d’organiser vos prises de parole dans le temps et via vos différents supports. En tant qu’organisateur d’événement, vous avez besoin de diffuser diverses informations aux participants en amont et pendant la manifestation. Il peut s’agir des modalités de participation ou d’éventuels changements de dernière minute.

Calendrier éditorial : anticiper pour bien communiquer

L’anticipation des contenus est la clé pour savoir quoi publier et à quel moment. C’est à cela que sert le fameux calendrier éditorial, dont vous avez forcément déjà entendu parler. Tout au long de votre campagne de communication, ce planning va s’étoffer des nouveaux contenus à diffuser auprès de vos cibles. Il permet de collecter les informations utiles et de planifier les publications à rédiger jusqu’au moment de la diffusion. Le calendrier éditorial simplifie la gestion quotidienne de vos contenus pour les réseaux sociaux, le blog de votre site Internet et votre newsletter.

Un planning évolutif pour communiquer sur un événement

Le calendrier éditorial vous accompagne dans l’énumération des thèmes de contenus à traiter. Il devient de plus en plus pertinent au fil des éditions, avec son historique de contenus précédemment publiés. Il existe beaucoup d’outils pour réaliser un planning éditorial. Après en avoir testé plusieurs, ma préférence revient au simple tableur Google Sheet partageable. Avec ce type d’outil, il est facile de suivre la chronologie des publications à réaliser. Il est aussi très simple de les trier par thématique ou par support de communication. La seule limite est le risque de suppression malheureuse des données par un collaborateur. Pour éviter une catastrophe, qui arrive toujours la veille de l’ouverture de l’événement (sinon ce n’est pas drôle), n’oubliez pas de sauvegarder le fichier sur votre ordinateur après chaque mise à jour importante.

Calendrier éditorial : anticiper vos contenus de communication en 3 étapes

1- Lister les informations les plus importantes pour vos participants

Avant le début de l’événement, l’objectif est de susciter l’envie de participer auprès de vos cibles : découvrir le programme, connaître les tarifs, savoir comment s’inscrire et accéder à la manifestation. Vous qui organisez, vous savez l’importance d’une bonne transmission de ces informations. Le calendrier éditorial vous aide à ne rien oublier d’essentiel. Pour commencer à remplir votre road-book, appuyez-vous sur l’expérience des années précédentes*. Quelles informations ont pu manquer ? Lesquelles n’ont visiblement pas été reçues au bon moment ? Quelles questions récurrentes vous a-t-on envoyé ?

*Astuce ! Si c’est la première édition de l’événement : mettez-vous à la place de votre participant type pour lister :

  • les questions que vous vous poseriez pour décider de participer à un événement comme le vôtre;
  • et les arguments qui pourraient vous convaincre que cet événement est fait pour vous.

2- Répartir les messages entre vos différents supports de communication

Une fois ces informations importantes listées, c’est au tour de vos supports de communication de passer à la moulinette du calendrier éditorial. Le but est de décider où et quand vous allez diffuser les messages identifiés. Cela va dépendre de vos objectifs, de vos cibles et de leurs usages sur les différents supports. Référez-vous à votre stratégie globale de communication et aux statistiques de fréquentation de votre site et des réseaux sociaux. Cela va vous aider à répondre à ces questions. Dès la phase d’inscription, n’oubliez pas d’inciter vos participants à suivre toute l’actualité sur les supports de communication que vous avez choisi d’utiliser.

3- Planifier et partager la création des contenus

Le calendrier éditorial est aussi l’outil parfait pour avoir une vision globale des messages à diffuser. Chaque support de communication ayant ses propres usages, un message identique ne convient pas à l’ensemble de vos médias. Mais décliner un message en 4 ou 5 versions différentes peut s’avérer fastidieux. Si vous travaillez à plusieurs, répartir la production des contenus en fonction des supports permet de proposer des publications adaptées à chaque plate-forme.

Communiquez plus facilement pendant l’événement

Planning éditorial : programmez les contenus prévisibles

Quand votre événement démarre, vous n’avez plus le temps de réfléchir à la pertinence de tel support pour la diffusion de tel message. Avoir élaboré un calendrier éditorial et préparé les contenus connus à l’avance, soulage la charge de travail. Il n’est jamais simple de réaliser une newsletter au pied levé. Si vous les avez rédigé et programmé à l’avance, vos informations sont alors diffusées sans avoir à vous en soucier. Il est possible de programmer facilement vos posts sur les réseaux sociaux et la publication de vos articles blog sur la plupart des CMS.

Communiquer en live sur les réseaux sociaux

Il ne reste plus alors qu’à intégrer les actualités que vous ne pouviez pas anticiper en préparation. La publication d’une mise à jour de dernière minute sur votre site Internet se prévoit dès la construction du calendrier éditorial. En sensibilisant en amont vos participants à suivre votre actualité « live » directement sur les réseaux sociaux, vous n’avez plus que ces supports à gérer pendant la manifestation. Il est maintenant assez aisé d’ajouter votre fil d’actualité Facebook ou Twitter directement sur votre site Internet. Les lecteurs de votre newsletter peuvent également être redirigés avec simplicité sur votre site ou vos comptes sociaux.

La mise en place du calendrier éditorial simplifie vraiment la communication événementielle. Une fois le planning établi il reste encore du job ! Rédiger les contenus, les traduire en anglais si besoin, puis les programmer ou les publier en direct. Voilà pourquoi il est indispensable de prévoir une personne dédiée à la création du calendrier éditorial adapté à votre manifestation. Ce collaborateur gère seul ou en équipe la réalisation des messages et la diffusion de vos contenus.


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