Comment communiquer sur Internet avec un petit budget temps/argent

Si vous êtes ici c’est que vous vous demandez comment communiquer sur Internet quand on entreprend tout seul (ou presque) et qu’on a 1000 (autres) choses à faire ? Vous le savez, devenir visible sur le web demande une présence régulière (chaque semaine) et fréquente (plusieurs fois par semaine, notamment sur les réseaux sociaux). A l’occasion d’une campagne particulière autour d’un événement (lancement d’une offre, nouvelle collection, course de ski), il est nécessaire d’accentuer sa présence pour obtenir les résultats attendus. Alors quelle est la recette qui va vous permettre de réussir à communiquer en ligne com’ les grandes entreprises ? C’est ce que je vous explique dans cet article. En vous présentant la stratégie de lancement web de la campagne de communication hivernale de la Foulée Blanche, l’un de mes fidèles clients depuis 10 ans.

Comment communiquer sur Internet avec de très petits moyens ?

En tant qu’association (comme la Foulée Blanche) ou en tant qu’entrepreneur.e individuel.le, la communication vire souvent au casse-tête… Peu de moyens humains (disponibilités, compétences). Peu ou pas de moyens financiers… Alors que la promotion de votre activité est vraiment essentielle pour la pérennité de votre entreprise (ou projet associatif). Alors comment communiquer sur Internet et obtenir des résultats sans y passer tout son temps ?

Cette question épineuse, c’est le défi que nous relevons ensemble, la Foulée Blanche et moi, depuis 2013. 

Pourquoi cet exemple va vous inspirer pour votre entreprise ?

Si vous voulez savoir comment communiquer sur Internet quand on est contraint financièrement et en terme de temps disponible, l’exemple de la Foulée Blanche va vous parler !

1. Comme chez vous, à la Foulée Blanche il faudrait que les journées durent 24h de plus pour tout faire comme on aimerait.

2. L’équipe est réduite et comme vous, elle a très peu de temps à accorder à la communication.

3. Les 2 salariées de la structure ne se sentent pas très à l’aise avec les outils du web. Mais elles progressent petit à petit et gagnent en autonomie. Comme vous ?

4. Vous pourrez facilement adapter cet exemple d’organisation à votre propre activité. Pour le lancement d’une nouvelle offre par exemple, ou pour animer vos ventes sur une période particulière comme les fêtes de fin d’année…

Qu’est-ce que la Foulée Blanche ?

Un événement de sport outdoor qui rassemble chaque mois de janvier plusieurs milliers de skieurs de tous les âges et de tous niveaux dans le Vercors près de Grenoble. C’est l’une des plus grandes et plus anciennes course de ski de fond dans les Alpes françaises.

Mais bien que très installée dans le calendrier des courses de l’hiver, la Foulée Blanche doit faire face à la concurrence des autres courses. Celles qui ont lieu le même week-end et les courses qui se déroulent le week-end d’avant et celui d’après (pour des raisons de fatigue sportive et de disponibilité accordée au ski dans la vie quotidienne des participants). Ces dernières années, une autre donnée vient bousculer les habitudes des organisateurs et des participants : l’enneigement manque parfois à 1000 mètres d’altitude au mois de janvier.

Dans ce contexte, l’objectif de la stratégie de communication de la Foulée Blanche est d’informer les skieurs des conditions de participation à l’événement de l’hiver prochain. Le but est de les rassurer et de leur donner envie de participer à cette grande course mythique pour tous les amoureux du ski de fond.

Comment communiquer efficacement sur Internet ?

Vous l’avez compris, nos mots d’ordre sont efficacité et réactivité. Il nous faut donc anticiper tout ce qui est possible de l’être avant le coup de feu (oui oui en événementiel comme en cuisine) de décembre. Et de janvier surtout.
La campagne est lancée en fonction des contraintes du comité d’organisation, soit environ 3 à 4 mois avant la date de l’événement.

Voici comment nous procédons pour réussir à tenir le planning et les objectifs tout au long de la campagne de communication.

1. Collecter les informations

Avant même de commencer à communiquer, nous avons besoin de réunir un certain nombre d’informations qui vont nous servir à concevoir les messages nous permettant d’atteindre nos objectifs.

Info importante ! Même sans déléguer votre communication, je vous recommande vraiment de ne pas zapper cette étape. Elle permet d’avancer plus facilement par la suite, car tout est déjà à disposition dans un dossier sur l’ordinateur.

Les éléments utiles dès le début :

• l’affiche aux différents formats (site web, réseaux sociaux) en horizontal et en vertical (format d’image jpg),
• les éléments graphiques avec un arrière-plan transparent (format d’image PNG),
• la vidéo de bande-annonce (elle peut arriver une fois la campagne démarrée, mais c’est un outil ultra puissant pour attirer l’attention des internautes),
• les éléments de langage principaux (les informations principales à retenir, les « arguments de vente » et les grandes lignes du projet de la saison)
• la trame du programme (à quoi m’attendre si je participe à la Foulée Blanche),
• les modalités d’inscription (date d’ouverture, lien Internet, modalités et tarifs).

2. Planifier les premiers messages

Une fois ces éléments réunis, nous pouvons commencer à planifier la diffusion des différents sujets à aborder.
La Foulée Blanche a bien compris que son site Internet est le QG de sa communication. Aussi, c’est cet outil que nous mettons à jour en priorité. Les autres moyens de communication web à notre disposition nous permettent ensuite de propager les informations en invitant les internautes intéressés à se rendre sur le site web pour plus d’informations.

Voici le type de mises à jour et de publications « classiques » que nous prévoyons dès les premières semaines de la campagne.

– sur le site web : nouvelle affiche en page d’accueil, mises à jour des pages courses, programme, infos pratiques, inscriptions, tarifs, désactiver l’affichage des informations périmées.

– sur les réseaux sociaux : affiche de l’hiver en photo de couverture sur Facebook et LinkedIn, annonce des dates en post et story sur Facebook, Instagram et LinkedIn. Puis nous planifions les publications utiles aux dates importantes de la campagne (changements de tarifs, fermeture des inscriptions, jeux-concours, …).

– via la newsletter envoyée aux partenaires, participants et journalistes spécialisés : annonce des grandes dates de l’hiver (avant et pendant la manifestation) et invitation à découvrir les nouveautés tout au long de l’automne sur le site Internet.

3. Créer à l’avance les contenus prévisibles

Certains éléments de contenus, comme par exemple les appels à l’action, les hashtags, les comptes partenaires à mentionner, … peuvent être préparés à l’avance pour gagner du temps pendant la campagne.

D’autres contenus intemporels (dont vous pouvez vous servir quand vous avez un petit trou dans le calendrier éditorial) ou au contraire très saisonniers peuvent également s’anticiper :

• de belles images ou citations inspirantes,
• des témoignages motivants et des souvenirs marquants des éditions précédentes,
• l’appel à bénévoles,
• les messages de fin d’année,
• les visuels d’infos de dernière minute et d’annonce des résultats,
• les remerciements (participants, partenaires, bénévoles, …).

Je vous invite à identifier vous aussi les messages que vous pouvez préparer à l’avance, même partiellement. Cela vous fera gagner un temps fou quand vous serez dans le feu de l’action… 

4. Entrer dans le rythme de la campagne

On prévoit généralement 2 posts par semaine au lancement de la campagne sur les réseaux sociaux. Puis on monte petit à petit en intensité à 3, puis 4, 5, 6 posts. Et même encore davantage pendant l’événement.

C’est là qu’il est si confortable d’avoir des contenus prêts à l’avance, croyez-moi.

Lorsqu’on publie plusieurs fois par jour, on prend soin de programmer à l’avance un certain nombre de publications. Nous sommes aussi attentives à varier les sujets chaque jour pour réussir à répéter les messages importants sans pour autant lasser l’audience.

5. Suivre les messages et y répondre tous les jours

Les commentaires et messages privés sur les comptes des 2 réseaux sociaux principaux (Facebook et Instagram) sont suivis quotidiennement pendant la campagne. Pour les raisons suivantes :

• ne laisser personne avec une question sans réponse à quelques semaines de l’événement.
• stimuler l’engagement sur les réseaux sociaux (et augmenter ainsi la visibilité des publications).
• donner confiance aux (futurs) participants en leur montrant que l’organisation s’occupe d’eux.

6. Collecter régulièrement les nouvelles informations après le lancement

Pendant la campagne de communication, de nouvelles informations vont arriver et doivent être relayées. C’est pourquoi nous avons mis en place le système suivant pour la collecte des informations :

• un document partagé sur Google Drive pour que mes clientes puissent déposer leurs informations et que je puisse les consulter facilement quand j’ai besoin,
• un point téléphonique chaque semaine de quelques minutes (ou dizaines de minutes si nécessaire) pour que je puisse intégrer au planning de communication les nouvelles données de l’organisation,
• le partage systématique par email des éléments utiles pour préparer les contenus s’y affairant.

Pour la Foulée Blanche, les informations collectées en cours de campagne sont par exemple : les parcours, les jeux et concours liés aux partenariats, les informations de la station de ski, des modifications d’horaires, …

Dans le cas d’une entreprise en solo, centralisez vos informations dans un document accessible partout. J’utilise beaucoup Google Drive et Notion, des outils simples et gratuits. Mais si vous préférez la méthode à l’ancienne, un carnet de notes peut faire l’affaire. A condition de ne jamais l’oublier nulle part, ni de le perdre. Personnellement, ça me met trop la pression…

7. Continuer à planifier et à créer au fur et à mesure

C’est tellement, mais tellement, important pour bien vivre la période de rush… Mais ça je vous l’ai déjà dit ! Rien de plus à ajouter sur le sujet. Juste de ne pas oublier de continuer à le faire au fil de l’eau.

8. Analyser les résultats et adapter les messages

Vous le savez la communication n’est pas une science exacte !

La Foulée Blanche a beau exister depuis longtemps et connaitre ses participants, elle a besoin d’ajuster sa communication tout au long de la campagne pour atteindre ses objectifs. Les habitudes des internautes changent. Tout comme celles des skieurs. Aussi, nous sommes attentives aux résultats obtenus via les différentes actions mises en place :

• en suivant chaque semaine : la visibilité des publications sur les réseaux sociaux et la fréquentation du site web,
• tous les 15 jours environ : les retombées en terme d’inscriptions aux courses,
• et après chaque envoi de newsletter : les taux d’ouverture et de clic.

Ce suivi régulier nous permet d’ajuster l’intensité de la campagne sur les sujets les plus importants pour la Foulée Blanche. Nous reportons régulièrement les principales données dans un tableau de suivi comme celui-ci.

Pour conclure

Vous l’avez compris, l’anticipation de votre communication est mon cheval de bataille. C’est vraiment la clé pour savoir comment communiquer sur Internet régulièrement quand on est une très petite équipe ou en solo. Une bonne organisation qui permet de collecter les informations (idées) et de préparer les messages à diffuser rend la communication plus facile et moins stressante. Et cerise sur le gâteau, c’est aussi une communication bien plus souple à piloter car vous avez toujours du stock de contenus prêts à diffuser !

Si vous avez envie de jeter un œil au site Internet de la Foulée Blanche, c’est par ici : www.lafouleeblanche.com
Vous y trouverez facilement les liens des principaux réseaux sociaux. Un site web conçu sous WordPress et administré en duo par le studio Dardelet et moi-même.